Come trasformare l’emergenza COVID-19 in opportunità per il tuo business attraverso il lavoro agile
In queste settimane così delicate a causa dell’emergenza Coronavirus o Covid-19 che l’Italia sta fronteggiando grazie alle misure eccezionali cautelative prese dal governo, molte aziende hanno dovuto adottare, in tempi piuttosto rapidi, lo smart working.
Zero preavviso, tante preoccupazioni, eppure portare avanti le attività aziendali è possibile: nonostante le circostanze costringano la maggior parte degli italiani a casa, il lavoro agile consente, per chi può attuarlo, a piccole, medie e grandi imprese, di continuare il loro operato.
Lavorare da casa non vuol dire, però, spostare soltanto la propria postazione, ma attivare una serie di strumenti e strategie per organizzare al meglio le attività, mantenendo la stessa efficienza da parte di tutti i collaboratori dell’azienda ed ottenere un buon worklife balance.
Segnaliamo l’iniziativa di solidarietà digitale del governo per fruire di servizi tecnologici gratuiti offerti dalle aziende: CLICCA QUI
Smart Working: gli strumenti che ottimizzano la produttività aziendale
Il lavoro a distanza deve essere ben organizzato affinché funzioni, anche in questo momento di forte difficoltà per il mondo intero.
Ogni giorno è essenziale seguire alcune semplici, ma strategiche mosse, come:
- ottimizzare la gestione del tempo: stilare una to-do list di mansioni da smarcare è fondamentale per un corretto smart working. Inoltre è importante pianificare gli appuntamenti giornalieri in modo da avere una chiara visione di cosa fare nella giornata e non creare conflitti d’agenda;
- impostare delle scadenze: organizzare il lavoro impostando delle deadlines permette di poter adottare un sistema flessibile ma allo stesso tempo efficiente, e che punti sulla qualità produttiva;
- mantenere una buona comunicazione multicanale: smart working non vuol dire isolamento. Soprattutto in questo preciso momento storico è importante sottolineare la presenza del management, che verrà percepita in maniera rassicurante tra i tuoi collaboratori;
- essere attenti al multitasking: il rischio dello smart working è la dispersione, di concentrazione e di tempo. È importante, quindi sviluppare un progetto e portarlo a termine in modo qualitativo e solo dopo averlo terminato, concentrarsi sul successivo.
Per mettere in atto questi consigli e mantenere piena operatività da parte di tutti, esistono dei tools appositamente studiati per massimizzare i sistemi produttivi e permettere di svolgere le stesse attività d’ufficio, anche da casa.
Di seguito ti elenchiamo 5 piattaforme indispensabili alla tua attività per poter lavorare efficacemente a distanza. Postazione pronta? Partiamo.
1. Slack: interagisci con il tuo teamwork
In modalità di lavoro agile, Slack è sicuramente lo strumento che non può mancare nel tuo ventaglio di tools indispensabili. Anche in differenti luoghi di lavoro, questo software permette di interagire con i membri del tuo team e poter comunicare real-time attraverso:
- le chat private o di gruppo
- la condivisione di file o link da Google Drive o dal tuo computer
- le chiamate e videochiamate a cui possono partecipare due o più utenti contemporaneamente
Inoltre su Slack è possibile creare dei canali, ovvero suddivisioni delle informazioni per team o per argomento. In questo modo è possibile cliccare sulla keyword di riferimento per discutere con i colleghi di una particolare task. In ogni channel è possibile integrare Google Drive, Google Calendar o altri, linkare documenti e articoli o caricare foto, condividere lo schermo o effettuare call di gruppo.
Ulteriori funzionalità di Slack riguarda l’integrazione tramite app e servizi, come sistemi di ticket, calendari condivisi e bot: Slack dispone di un proprio market di app e bot attraverso il quale scegliere tutte le funzionalità da integrare secondo necessità.
Dopo un certo periodo di utilizzo, gli admin del workspace potranno anche accedere alle statistiche, che permettono di analizzare il funzionamento di Slack, e quindi come migliorare la comunicazione nel team: quanti messaggi sono stati inviati, in che modo, quanti documenti sono stati condivisi, quali sono gli utenti più attivi e una panoramica sulle app integrate.
2. Google Hangouts Meet: le riunioni diventano videoconference
Se pensi che lavorare a distanza possa essere un limite alle riunioni aziendali, allora è arrivato il momento di farti conoscere Google Hangouts Meet: questo tool di Google permette di effettuare meeting virtuali tramite browser, senza quindi la necessità di installare alcun software aggiuntivo. Meet può essere utilizzato sia da desktop che da mobile tramite smartphone o tablet, sia Android che iOS.
Ecco, quindi, quali attività è possibile svolgere tramite Google Hangouts Meet:
- VIDEOCHIAMATE a cui possono partecipare anche 25/30 persone.
- INVITARE UTENTI INTERNI O ESTERNI all’organizzazione. Ad esempio è possibile programmare una riunione con Google Calendar e invitare altre persone mentre la chiamata è in atto.
- PROGRAMMARE LE RIUNIONI. Tutte le riunioni programmate con Google Calendar includono il link della riunione video di Meet.
- CONDIVIDERE LO SCHERMO. Durante una conference si può condividere lo schermo per mostrare una presentazione o altre informazioni presenti sul desktop.
- UTILIZZARE PIU’ DISPOSITIVI. Tutte le riunioni vengono sincronizzate su tutti i dispositivi, per cui si può iniziare il meeting sul pc e continuare su un altro device.
3. Atlassian Jira: organizza e gestisci i progetti
I team agile, ovvero i gruppi di lavoro da remoto, necessitano di un software che permetta loro di organizzare, assegnare e monitorare le attività della settimana o del mese organizzate in sprint.
Organizzare e programmare è il compito di Atlassian Jira, il software cloud di project management che permette una gestione ottimizzata ed efficiente dei progetti in corso, passati o futuri.
Jira, infatti, crea un flusso personalizzato, dandoti la possibilità di monitorare le fasi di sviluppo ed esecuzione fino al completamento della task.
Tra le funzionalità principali di Jira, troviamo:
- Gestione di ticket/task
- Backlog di progetto
- Personalizzazione dei progetti
- Personalizzazione dei ticket
- Report e analisi
- Personalizzazione del flusso di lavoro
4. Google Drive: archivia e condividi i file
Google Drive è un servizio di archiviazione in cloud di Google che ti permette non solo di caricare documenti, immagini o video ma anche di condividerli con i membri del tuo team senza intaccare la memoria del computer. Inoltre un’opzione molto interessante di Google Drive è la possibilità di scegliere il grado di condivisione dei tuoi file: puoi permettere a chi riceve il link di modificare il file, solo di visualizzarlo o in alternativa di commentarlo e basta.
GDrive è un’ottima soluzione anche per creare presentazioni, fogli di calcolo e documenti e condividerle con chi vuoi.
5. Canva
Canva è un tool di design e grafica facile e completo.
Con Canva è possibile realizzare ogni tipo di grafica web o tradizionale in maniera del tutto professionale e accattivante. Questo tool ti permette di scegliere template, font, colori e ti guida nelle misure (in pixel, millimetri o pollici) adatte alle tue esigenze.
Canva ti permette di personalizzare in maniera estremamente semplice e intuitiva le grafiche per:
- i social media
- i banner
- le presentazioni
- i volantini
- le brochure
- le infografiche
- le newletter
- gli inviti ad eventi
- gli annunci
- il sito web
E tanto altro..
Veloce e divertente: con Canva è possibile creare una grafica per ogni occasione. I progetti possono essere scaricati nei formati più noti: jpg, png o pdf e poi stampati o condivisi.
Una comoda soluzione da utilizzare dove vuoi: il software infatti non ha bisogno di alcuna installazione, per questo è perfetto in smart working!
In conclusione
In questo articolo abbiamo visto come ognuno di questi strumenti tecnologici permetta un’ottimizzazione e organizzazione del lavoro precisa e puntuale, anche durante il periodo di forti cambiamenti e restrizioni cautelative dettate dal Governo Italiano sotto forma di decreto legge per via del NCOVID-19.
Definire un piano strutturato e delle linee guida, fornendo gli strumenti necessari ai propri collaboratori, sono con certezza le regole fondamentali per ripensare il posto di lavoro in ottica innovativa grazie allo smart working.
Vuoi consentire piena produttività alla tua azienda anche in smart working? Contattaci per una consulenza gratuita